当电子邮件成为办公主力

距离上一次更新接近一个月了。这段时间换了个新环境,主要经历在适应新环境和流程,基本没有更多的心思更新。现在可以说,这种状态即将结束,经过近一个月的心态和节奏调整,终于有了点业余时间可以写点东西了。谢谢这段时间的感受吧。

现在国内的大部分公司(除了外贸)很少有公司将电子邮件作为办公的主力工具了,但在新环境下却让我始料未及。

虽然电子邮件在国外依然很盛行,仍有很多公司发誓要干掉电子邮件。国内的实际情况和国外大相径庭,很少有公司将电子邮件作为办公的首选工具。所以很多公司虽然也配备了企业邮箱,但基本上很少有人真的使用。

当然,电子邮件有很多天然的有点,如,可以很好的解决企业内部兼具外部沟通工具,这是目前还没有任何一款工具能替代的主要原因。再者,电子邮件经过几十年的发展,基本可以认为是互联网的基础设施,功能非常全面,大量提供免费的电子邮件服务的网站和提供企业邮局的公司。

也正是由于获取成本的低廉,甚至是零成本。也导致了电子邮件的致命性问题,噪音太大。

现在大量公司适用的办公组合是QQ微信+OA或者ERP,其实ERP对于大部分公司来说是个坑。

新工作环境提供的微软的办公套件和企业邮局,虽然提供了强大的SAP作为整个ERP解决方案,但不得不说SAP真真不符合中国的使用习惯。

现在大部分公司主流的交流工具依然是QQ微信,QQ用于PC端的沟通和文件传输工具,微信作为日常沟通分享工具,因为这两款工具都具有实时性,方便的建立协调群组。电子邮件基本上只是作为与公司外部沟通的补充。公司内部的沟通基本上还是以上述两款工具为主,涉及到流程方面的内容基本上用OA较多。或者一个加强版的OA即可,这种工具组合,在上万人的企业基本上够用。当然也有很多公司搭建了类似于RTX这样的企业内部沟通工具,但是易用性便利性方面着实不敢恭维。

而在这个新环境下,基本上继承了上述这些工具的所有组合,着实让人不知所措。虽然有强大的SAP系统,但是依然在很多日常的工作流程要依靠电子邮件来完成。SAP只作为重大流程的必选。

所以这种工具组合说到底还是以电子邮件为核心的办公组合,很多国内的公司都在纷纷走在杀死OA的过程中,但从目前的近十年的适用经验来说,OA依然是是国内很多公司办公组件的核心。围绕OA做一些扩展和补充即可满足公司的高效运行。

例如之前的老东家WD公司即使如此,公司规模高达4万人,依然能高效的运营。以OA为基础,做一些ERP适量扩展,兼具公司内外部协调。大量公司内部文件下发和公告在OA内部即可解决。扩展ERP做一些外围的补充,如项目管理系统,招标采购系统等,可以有效将外部合作单位纳入到系统中来。日常沟通和文件传输依然依靠QQ和微信,电子邮件只作为补充工具。效率依然很高。

这近一个月以来的感受是,每当打开邮箱开始有心理抵触,作为异步沟通传输工具,电子邮件可以沟通事项,也可以发送大文件。

但打开邮箱的那一刻,你就被死死的钉在了座椅上,几十封邮件不得不一封一封查看(有用的无用的),需要回复的,开始着手回复。往往一个事项一来二去一个礼拜也没有解决,效率可见低下。

这种以电子邮件为核心的办公组件基本上就是这样的流程,基本上日常沟通以电子邮件为主,涉及到重大事项的走SAP系统流程审批,大文件传输用电子邮件依然是主力,这种企业邮箱的大文件存储都具有一定的时间限制,过期后这些作为福建的大文件将无法下载查看,从这方面来看和QQ没有太多的差别,甚至没有QQ+QQ邮箱高效。作为日常移动办公的主力,微信当仁不让,由于其永远在线的属性,在沟通效率上得到大大提高。

但涉及到一些正式的沟通往来内容,依然无法摆脱启用电子邮件的宿命,所以说QQ和微信只能沦为边缘化的补充工具,无法成为日常沟通的主力。依然要每天不停的打开电子邮件,看邮件、发邮件、回邮件。时间就是这么被耗掉的。可见、工具多了并不一定都是好事。

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