工作备忘录：被忽略的项目管理利器

Mon, 14 Apr 2025 00:00:00 +0000

最近在看单伟建的书，他是个金融工作者，虽然出生在内蒙古的田间地头，但是后来美国的高校和金融公司高管的背景，其实已经彻底是个金融从业者。

他的工作习惯基本上是西方式的，虽然有这国内的早期生活经历，谨慎、低调、韧性十足。我从他的书中经常看到的一个动作，就是经常阶段性写备忘录，要么给内部的，要么给老板和合作伙伴的。

我们以往的工作习惯是写邮件和会议纪要。我在我的人生系统和项目管理系统中大部分采用的也是待办清单和项目背景，重要的也有会议纪要这种正式的内容。但是总觉得在有些事情的发展和处理过程中，丢失掉了细节，有些事情发展的节点，远远无法用一个待办事项或者一个项目名称所能涵盖的。

直到我看到单伟建的工作习惯后，我才恍然大悟，这里需要用备忘录的形式来作为补充。

我们经常在新闻中看到一些实用备忘录的正式场合，比如谅解备忘录，投资备忘录，战略合作备忘录等。虽然这不是个正式的具有法律效力的文件，但是基本上算是个正式的文件。

而对于个人来说，工作备忘录，对一直的项目管理系统，是个非常有效的补充和记录，特别是一些细节，往往事情的发展发生转折的，都是在平时不注意的一些细节处理上，而在普通的项目管理系统中，这些细节可能就会被遗漏掉，即便是团队，也不太可能将这些细节都记得清楚，因为大家习惯性的只会去看节点清单，待办清单，会议纪要等文件，但是往往事情的发展和最终解决需要很多的细节去支撑。

所以，如果这个时候有一些必要的备忘录补充，那么很多的细节都会在这里找到，无论是对于自己还是对于合作伙伴都是一个极大的便利。

阶段性的备忘录，更是在正式文件以外，形成非常高效的支撑文件。即便事情过了很多年，如果需要返回头去查找，依然能窥得事情的全貌。

既然如此，那么就开始行动起来，我将每个项目管理系统中顶部的项目信息（Project info）部分，除了介绍项目的基本信息以外，加入一个折叠列表，叫做项目备忘录，以日期和重要事件作为标题。之前虽然有写每天工作日记的习惯，但是每天工作记录，大多是一些简洁的清单式的记录上，和备忘录有着极大的区别。而且每天写备忘录的可能性不大，事情和项目的进展最好以周、月为单位，或者一个标志性的事件发展为节点，这样写备忘录的好处是，天然形成一个阶段，也能在下一步行动计划上有所安排。这和我们平时的项目推进、工作习惯相吻合。往往事情发展到某一个特定阶段，也需要重新开始安排或者做出一些调整，这个时候，作为备忘录的节点是合适的。所以，抛弃以机械的每周或者每月为固定单位来写备忘录。

以前我在整个项目结束，或者和别人做工作交接的时候，也会写一个详细的备忘录，但是那个时候会比较痛苦，一方面，很多事情乃至细节会议起来比较痛苦，事件可能长达数月甚至数年，写备忘录需要返回头去翻阅大量的文件来补充细节，并且往往很多细节会有遗漏，这些细节往往会发展成问题的转折点。而变成阶段性习备忘录之后，就会避免这样的麻烦。真个例子也说明，写备忘录虽然是以阶段性的，但是这个周期也不能太长，根据我做所做项目的经历来说，整个周期以1周-7周不等来作为写备忘录的节点比较合适，这个根据从事的工作和项目的具体强度来决定。

像单伟建他们金融从业者，经常为了一个事情连续通宵达旦，事情发展得可能会就会比较快，往往一周或者几天就需要写备忘录。而像我们充实传统项目工作的，一个事情发展可能会延续数周，当然，不宜过长，因为太长之后，很多事情容易忘记，写备忘录的时候容易将很多细节遗漏。我从事的有的项目有时候会长达数月，我的习惯是将这些复杂的项目切割成多个小项目来跟踪，这样的好处是，在时间颗粒度上能够更有效把握，另外，在写备忘录的时候也更加方便一些，当一个项目经历几个月，一两个月之后再去写备忘录是比较痛苦的，就需要返回头去翻阅很多的文件，回忆很多的细节，这就让不可靠性增加。

备忘录是事情很多细节的有效支撑，虽然在很多场合不作为正式文件来使用，但是往往比很多正式文本更加重要，至少在我以往的习惯中是这样的。在看单伟建的书中描述，让我更加确信写备忘录的习惯在工作中极为重要，而我们以往的职场中没有人教授这个内容。

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Sun, 02 Sep 2012 00:00:00 +0000

最近大家都在忙于建造师的复习中，而我也从一个项目跳到一个的全新的项目上，各种项目管理方面的知识和实践填满生活。偶然在新浪SAE上看到这个wss项目管理系统，相比较其他的收费项目管理系统和比较大的禅道项目管理系统，wss系统相对简单，稍微调整之后比较适合于工程项目管理总做，而大部分的项目管理软件都是基于互联网项目管理开发的，而针对工程项目管理的相关软件基本上都是收费的，于是在自己的服务系上架设了这个基于wss的项目管理系统，毕竟将这么重要的数据方案新浪服务器上是不安全的。

新的项目管理系统地址是http://joojen.com/pmp

目前基本开始投入使用，功能简单比较适合我这样的新手和单人模式，同时也强迫自己开始每天对工作作一定的纪录，这样可以在以后的周报，月报以及工作总结中方便返回来查看总结。其中最大的好处就是使得每项工作有了计划性，每天跟踪各项工作的进展。让工作变得有节奏、有序、同时将一些重要的工作做好记录，方便及时提醒自己。

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