GTD时间管理的核心是定义Project项目

 

我在2023年8月份的时候利用notion正式建立了第一版人生OS系统,并逐渐迭代优化,利用PARA和8+1 理论融合构建了一个适合自己的每天可以使用的系统。

后来我逐渐将自己的日常工作事务管理融合进去。也就是前些年很多人说的GTD 时间管理系统。后来发展除了不少新的系统,不过,业内人士在经历了一段时间的使用和研究后,最终,时间管理还是回归到了传统的GTD上来。

PARA信息管理系统其实已经非常接近GTD系统,不过用起来没有那么方便和智能,只要稍加修改,就具备GTD系统的功能。我在此首页上,又将自己的工作日记系统搬过来,逐渐形成了我现在每天工作生活都会用到的这个人生OS,用它来存储很多信息,跟踪工作中的事项进展,文档资料存档等等。

PARA信息管理系统其实已经非常接近GTD系统,不过用起来没有那么方便和智能,只要稍加修改,就具备GTD系统的功能。我在此首页上,又将自己的工作日记系统搬过来,逐渐形成了我现在每天工作生活都会用到的这个人生OS,用它来存储很多信息,跟踪工作中的事项进展,文档资料存档等等。PARA信息管理系统其实已经非常接近GTD系统,不过用起来没有那么方便和智能,只要稍加修改,就具备GTD系统的功能。我在此首页上,又将自己的工作日记系统搬过来,逐渐形成了我现在每天工作生活都会用到的这个人生OS,用它来存储很多信息,跟踪工作中的事项进展,文档资料存档等等。PARA信息管理系统其实已经非常接近GTD系统,不过用起来没有那么方便和智能,只要稍加修改,就具备GTD系统的功能。我在此首页上,又将自己的工作日记系统搬过来,逐渐形成了我现在每天工作生活都会用到的这个人生OS,用它来存储很多信息,跟踪工作中的事项进展,文档资料存档等等。

这就是我目前的操作中台首页,当然,这是在两个系统之外构建的一个新页面,由于notion有页面链接和数据库功能,可以方便地把各个不同的数据库和页面的内容调出来,以不同的方式展现。

首页上,我调取了一个项目列表视图和Todolist 视图,也就是GTD系统里面的代办清单。

而项目页面里的信息除了项目的常规信息和资源外,也调用了Tasks列表,在这里添加事项,也会挂载在这个项目下的。也就是说,一个项目 有多少个工作事项,都可以在这里列出来 。

而项目页面里的信息除了项目的常规信息和资源外,也调用了Tasks列表,在这里添加事项,也会挂载在这个项目下的。也就是说,一个项目 有多少个工作事项,都可以在这里列出来 。

当然,列出来的 Tasks也会同步显示在前面首页中的Tasks区块,也就是Todolist。

这样就会带来一个问题,我把几个项目的工作事项全部列出来后,那么我的Tasks 列表里的待办事项就异常庞大,可能就得有几十项甚至几百项工作,每天我不可能在这么庞大的Todolist中去寻找当天要做的事情。

其实方法也非常简单,有一个inbox视图,把马上要推进的事项扔进inbox里,这样调取inbox视图,就是最近甚至是当天需要处理的事情了。当然还有个办法,给每个事项确定各完成时间,这样在我首页的todo this week的日期视图中,就会把本周要完成的事项,按照周视图的方式呈现出来。

每一个Todolist中的事项,都可以挂在到一个新项目下。当这个项目下的所有Tasks全部完成,就可以把这个项目页面归档了。

所以,定义项目是整个时间管理的核心,每天review一遍项目列表,把马上要去做的事项添加到inbox中或者规定今天或者明天的完成日期,那么就能在我的首页上显示这个工作项。

我之前也曾翻过一些错误,并没有重视项目定义的重要性。比如,我直接将“第一版施工图”这样的工作内容定义为一个Tasks,挂载在“精装修设计”项目页面下。这样的问题是,一旦这个施工图周期十天半个月,甚至更长,那么这个Tasks就会一直躺在我每天的Todolist里。

所以,项目定义完成后,就是定义每一个工作项。“第一版施工图”这样的工作内容,作为一个项目吧,有点小,作为一个Task吧,有点大。所以task,也就是工作清单项的定义,得足够细,可以放在Todolist中当天勾选掉的那种颗粒度。这就要求在项目页面里面分解工作项的时候,得考虑有哪些可以放在Todolist中,最好是每个工作项都可以放进去。

好了,今天分享这个人生OS系统中作为GTD功能的一个侧面。后面在逐渐研究和分享其他的使用方法和功能。

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