梳理调整一下效率工具

一直以来,我是印象笔记的重度用户,目前买的是标准版本,基本够用了,之前买的专业账户,感觉有点浪费,今年就调整到标准版了。

目前将印象笔记作为GTD工具使用,每天工作日志、资料收集、写字、重要账户密码收录等等,也就是说,我将印象笔记用成了个大而全的GTD+SOP系统。这会带来一些负面作用,印象笔记大而乱之后,会造成一定的使用负担,GTD毕竟不是印象笔记的强项,作为一款写作工具,其实也有点为难他了,虽然现在已经加入了超级笔记和Markdown功能,印象笔记功能的丰富是伴随着越来越臃肿,反应变慢而来的。

我曾经说过,之前写作一直使用的是Ulysses,但是无奈,这款软件之后Mac+iOS平台,而我们公司日常办公用的都是Windows平台,虽然我用苹果手机,但是无法在两者之间完成无缝切换,使用体验极差。

前一段时间工作强度极高,无法顾及这些,我的工作系统基本上完全被打乱,现在正好可以抽空梳理一下,被打乱的系统尽快回到正轨上来。

由于公司电脑还是17年配的,连用个office已经费劲,于是基本上在两年前,我将主要工作电脑换成了自己的电脑,要用到公司内部平台的时候才会用公司电脑。用自己的电脑另一个好处是,我可以自由安装我要使用的各种效率软件。

公司内部沟通平台已经切换成企业微信,但是除了打卡和用公司内部功能,连共享文档都无法使用,基本上发挥不出任何效率工具的作用。

目前我将几个平台梳理了一遍,并经过了一段时间的尝试,后期基本上会采用这样的组合来用,做个记录,希望对你也有启发。

一、个人效率管理用飞书解决

虽然飞书是个和钉钉、企业微信类似的沟通平台软件,但是飞书的效率提升是很明显的,尤其是文档、日历、OKR、代办清单等等,之前也考虑过继续用这一领域的鼻祖slack,但是考虑到Slack在国外比较流行,对国内的平台和使用习惯并太了解,例如像日历、文档这种重度使用的Slack并不会自己做,基本上是靠链接第三方应用来完成,而这些第三方应用在国内很多无法使用或者奇慢无比,Slack更像一个整合这些第三方应用的平台,开放度更高,但是在国内却发挥不出其优势、微软的Teams基本上沿用的是slack老路,虽然在正合第三方应用上更加强势,但是仍然和国内的使用习惯相去甚远,连和自家的Microsoft Todo还没整合明白。

记得去年 疫情期间大爆发最多的是财大气粗的企业微信和钉钉,但是说实话,这两个平台和Slack Teams不是一个东西,而飞书虽然在疫情期间很多功能还不是很完善,但是凭借超高的用户体验,让很多人爱不释手,经过一年多的发展,现在用的人也越来越多,很多企业也开始用飞书,这是好事情,飞书走的应该是不同于企业微信、钉钉,也不同于Slack的路。谁用谁知道。

可能很多人会有疑问,飞书是个沟通凭他,如果你的同事不在这个平台上,个人效率管理如何运作。

这可能是一种误解,运用第一性原理,企业管理,或者说我们日常的公司内部管理,最底层逻辑是信息的传递和流通。况且我的工作性质除了公司内部管理,还涉及到大量外部合作单位。

所以,理解了这个根本,你就会明天,谁整合信息效率越高,哪个平台就可以成为你的效率管理平台。飞书出了可以用做团队沟通平台,即便是一个人使用也没任何问题。

二、项目管理看板

思来想去,我还是决定启用看板来作为项目管理跟踪,配合飞书的效率管理和日历,基本上达到日常事项、项目的跟踪没有问题,而看板应用我从Teambition换回了Trello,相比较而言,Trello更加简洁简单,功能更少一些,个人使用,我希望更加轻量级一些,而如果是团队协同,我想Teambition更适合国内团队,现在被阿里巴巴收购,财大气粗,服务器有保障,速度更快,Trello远在国外,虽然颜值更高,但是功能上比Teambition少很多,属于轻量型的。看板,类似于现在公司里面的白班,很多公司现在装修都将多个墙面装饰成可以随时在上面写写画画的白班,而电子看板就是这种看板的电子化版本,可以个人用,也可以团队用,如果你还没开始用,推荐使用,更加直观,特别是一个项目的管理,跟踪起来更加方便、直观。

之前我们小团队内部也使用过teambition,但是由于公司电脑的限制,无法安装客户端,用网页版的体验差很多。在传统公司里来说,没有客户端,通过网页端来办公总感觉不太考虑,虽然这在IT界被认为是更高效,更geek的形式,只能说,传统行业和现在流行的IT界还有很大的差距。

三、知识管理系统

基本上还是会沿用印象笔记来打造个人的知识管理系统,除了日常的信息收集、分类加工、阅读,到写字、输出等,工作重要记录仍然还会在印象笔记中完成,这样方便后期的回顾、查找。

会将目前的印象笔记做个减法,将不必要的效率管理功能剥离,让印象笔记变成纯粹的知识管理系统。印象笔记现在被减少了一个功能非常可惜,之前微信阅读文章时,如果看到好文章可以马上收藏到印象笔记中,但是新版微信把这个功能拿掉了,现在要把微信里的好文章收到印象笔记中要费一番功夫。

日常的收录、记录、自动化和扫描,在印象笔记中并没有大的改变,依然非常方便。

后续在三个平台中可能会做一些微调,但基本上会沿用这个思路。让工作,生活,回到正常轨道上来。

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